erschienen in der Aichfeld Plus, Ausgabe 02/2022
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Beim Thema Aktenvernichtung und Datenentsorgung gilt es eine Fülle von Vorschriften einzuhalten – weil sensible Daten nicht in falsche Hände geraten dürfen. Alle Regeln strikt zu befolgen ist eine Kunst für sich. Deshalb entscheiden sich immer mehr Firmen, einen Profi zu beauftragen.
Nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Unternehmen verpflichtet, personenbezogene Daten vertraulich zu behandeln und deren Schutz bzw. deren datenschutzkonforme Vernichtung zu jedem Zeitpunkt nachweislich sicherzustellen.
Dabei gibt es Sicherheitsstufen, die eingehalten werden müssen. Diese regeln, wie klein die Datenträger – insbesondere Akten – zerkleinert werden müssen, bis man sie rechtlich sicher entsorgen darf.
Ein handelsüblicher Büroschredder erreicht diesen Standard in der Regel nicht! Welche Sicherheitsstufe im Einzelnen
entsprechend den Datenschutzbestimmungen bei der Aktenvernichtung einzuhalten sind, ergibt sich aus der Zuordnung in eine der drei Schutzklassen: In Schutzklasse 1 ist der Schutzbedarf der Daten als normal einzustufen. Darunter fällt zum Beispiel allgemeine Korrespondenz oder Notizen.
In der Schutzklasse 2 besteht ein erhöhter Schutzbedarf. Betroffen sind hier z. B. Personal- und Bewerberdaten.
In Schutzklasse 3 ist der Schutzbedarf besonders hoch. Die unbefugte Öffentlichwerdung der betroffenen Informationen wäre für das Unternehmen existenzbedrohend wie Verschlusssachen, Patientendaten oder Mandanteninformationen.
Manchmal scheitert es aber auch an der Möglichkeit, Akten und Daten gesetzeskonform zu entsorgen. Denn das ist gar nicht so einfach, wie man auf den ersten Blick meinen könnte. Typisch Österreich gibt es für die Aktenvernichtung und Datenentsorgung eine Fülle von Vorschriften, die es einzuhalten und zu befolgen gilt. Kompliziert, aber in diesem Fall auch keine schlechte Lösung – immerhin geht es sehr oft um sensible Daten von Menschen, die nicht in falsche Hände geraten dürfen! Schadenersatzforderungen und ein veritabler Imageverlust drohen bei Verletzung der Datenschutzbestimmungen im Zuge der Aktenvernichtung.
"Viele glauben, es genügt, wenn Papierakten mit personenbezogenen Daten auf dem Müll entsorgt werden. Doch dies wäre fatal, da derjenige, der die Daten verarbeitet, auch dafür sorgen muss, dass diese nicht in die Hände Dritter gelangen. Wir stellen einen Sicherheitscontainer direkt bei Ihnen vor Ort auf oder Sie können Ihre Akten auch gerne zu uns bringen und live dabei sein, wenn Ihre sensiblen Daten datenschutzkonform und endgültig vernichtet werden."
Wolfgang Beinschab, GF Beinschab Entsorgung GmbH
Schnell und unkompliziert!
Ob sensible Firmendaten auf elektronischen Datenträgern oder Akten in Ordnern oder lose Blätter – die Beinschab Entsorgung GmbH ist der richtige Partner für Sie und unterstützt Sie mit einer hochmodernen Aktenvernichtungsanlage bei der zuverlässigen und endgültigen Vernichtung der vertraulichen Akten und Daten. Für die Sammlung Ihrer Daten kommen 240 Liter fassende Kunststofftonnen für ca. 35 Aktenordner oder 10m3 fassende Deckelmulden für ca. 1.000 Aktenordner zum Einsatz. Beide Container sind versperrbar und sichern so die Datensicherheit vom Einwurf bis zur endgültigen Vernichtung. Die Aufstellung, Abholung und der Tausch von versperrten Containern finden zu individuell vereinbarten Terminen statt. Die hochmoderne Anlage vernichtet Informationsträger nach verschiedenen Vernichtungsstufen, Schutzklassen und Materialklassifizierungen. Die Kosten für die datenschutzkonforme Aktenvernichtung mit einem 240 Liter Container belaufen sich auf 128,- Euro inklusive Mehrwertsteuer (Zustellgebühr, Abholung inkl. Vernichtung und Datenschutzbestätigung).